Gestión de socios de un gimnasio: fichas, planes activos y el número que importa

Casi todos los gimnasios miden mal su propio tamaño. Miran cuántas personas hay en la base de datos y ese número incluye a los que se fueron hace dos años, a los que hicieron una clase de prueba y a los que nunca activaron su cuenta. Un box con 519 fichas puede tener 66 personas con plan vigente. Con el primer número el box parece ocho veces mejor de lo que está, y todas las decisiones que se toman encima salen torcidas.

Ficha y socio activo no son lo mismo

Una ficha es todo el historial: cada persona que alguna vez pasó por el gimnasio. Sirve para saber cuánta gente quedó sin activar y para recuperar a alguien que se fue.

Un socio activo es quien tiene un plan vigente hoy. Es el número con el que se mira si el gimnasio anda bien, se proyecta el ingreso del mes y se decide si hace falta otro coach.

El error más caro es dividir por el número equivocado. Si calculas 'reservas por persona' repartiendo las reservas entre todas las fichas, te va a parecer que tu gente no usa el plan — cuando en realidad estás dividiendo entre ocho veces más personas de las que entrenan.

Qué guardar de cada socio (y qué no)

Lo mínimo útil: nombre y apellido por separado, correo, teléfono, la fecha en que entró, su plan actual con fecha de vencimiento, y su historial de pagos y asistencia.

Lo que hay que tratar con cuidado: peso, medidas, lesiones, condiciones médicas. En Chile eso son datos sensibles bajo la Ley 21.719, y tratarlos sin un consentimiento específico y separado es una infracción gravísima aunque no haya mala fe. Si tu ficha de alumno pide ese tipo de dato, tiene que pedirlo con su propia autorización, revocable, y no como una casilla más del formulario de inscripción.

Pausas, congelamientos y el alumno que se va tres meses

El socio que viaja, se lesiona o entra en período de exámenes es el que más fácil se pierde. Si la única salida que le ofreces es darse de baja, se da de baja — y volver después cuesta mucho más que quedarse pausado.

Una pausa bien hecha detiene el cobro y conserva los días que le quedaban, para que al volver siga donde estaba. Y tiene que poder retro-fecharse: la gente avisa que se lesionó el martes, no el día que se lesionó.

Cómo funciona en ProTrakker

En ProTrakker cada socio tiene su ficha con perfil, suscripciones, historial de pagos y seguimiento individual. El dashboard y los informes distinguen siempre entre fichas en la base y personas con plan vigente, y usan para 'activo' el mismo criterio con el que se cobra: nunca dos números distintos para la misma pregunta.

Las membresías se pausan y se reanudan desde el plan Estándar, con fecha de inicio retro-fechable. Los planes admiten variantes y descuentos por alumno, y el panel muestra a los atletas en riesgo de fuga para actuar antes de la baja.

Sobre los datos: cada persona puede descargar o eliminar los suyos desde su perfil, el gimnasio firma electrónicamente el anexo de encargo de tratamiento con Diprojects SpA, y la ficha médica es una función que el gimnasio enciende si quiere, con su propio consentimiento — nunca viene activada de fábrica.