Centro de Ayuda
Todo lo que necesitas para dejar tu gimnasio funcionando en ProTrakker.
Ponlo en marcha, en orden
Sigue los pasos en este orden. Cada uno necesita el anterior: los horarios van antes que los planes, y los planes antes que los alumnos.
Paso 1 · Tu gimnasio
Lo primero: que tu gimnasio exista, se vea como tuyo y tenga sus reglas escritas.
- Sube tu logo y elige tus coloresTu logo aparece en el panel, en la app de tus alumnos y en los correos que enviamos por ti.
- Completa los datos de tu gimnasioLa dirección y el teléfono salen en tu página pública y en los correos a tus alumnos.
- Escribe tu Reglamento InternoLas reglas de tu casa. Parte vacío, y cuando lo escribes se publica en tu página y viaja en el correo de bienvenida de cada alumno nuevo.
- Qué conviene poner en tu reglamentoLa mayoría lo deja vacío por no saber qué escribir. Esta es la lista de lo que después genera discusiones.
- Invita a tu equipo: coaches, recepción y ventasCada persona entra con su propia cuenta y ve solo lo que le toca.
- Roles: qué puede ver y hacer cada unoLa pregunta número uno de cualquier box con recepción.
- Tu página pública: qué ven antes de entrarEl enlace que compartes en tus redes. Ahí se ven tus planes, tus horarios y tu clase de prueba.
Paso 2 · Tus clases
Los horarios van ANTES que los planes: un plan da acceso a horarios que ya tienen que existir.
- Crea tus horarios de clasesNo existe 'crear una clase' aparte: el horario ES la clase. Le pones el nombre al crearlo y ese nombre es el que ve tu alumno.
- Ventana de reserva y de cancelaciónCon cuánta anticipación pueden reservar y hasta cuándo pueden soltar el cupo. Las dos reglas que más ordenan el día.
- Clases especiales y feriadosUna clase que ocurre una sola vez, o un día en que el gimnasio funciona distinto.
Paso 3 · Tus planes
Qué vendes y a qué da derecho. Necesita los horarios ya creados.
- Plan y suscripción no son lo mismoLa confusión que está detrás de casi todas las dudas del dinero. Léelo antes que el resto de esta sección.
- Crea tus planesMensual, por cantidad de clases o ilimitado. Es lo que tu alumno ve y compra.
- A qué clases da acceso un planLa casilla que decide si tu alumno de plan básico puede meterse a la clase premium.
Paso 4 · Cobrar
Conecta tu Mercado Pago antes de invitar a nadie: es el paso más técnico y el único que depende de un tercero.
- Cobrarles a tus alumnos con Mercado PagoConectas tu propia cuenta y la plata te llega directo a ti. ProTrakker no la toca.
- Cobros en efectivo y por transferenciaNo todo se paga con tarjeta. El plan se activa igual y queda registrado.
- Un alumno pagó y no se le activóQué revisar, en orden, antes de escribirnos.
- Pendiente, fallida y atrasado: la diferenciaTres estados que se parecen y significan cosas muy distintas.
- Los medios de pago: cuál elegirSon cinco y no todos significan lo mismo. Uno de ellos ni siquiera es un cobro.
- Regalarle un plan a alguienGanó un premio, hicieron un canje o quieres invitarlo. El plan queda activo y no cuenta como venta.
- Regalos y Promos: clases extra por contratar o renovarUna promoción que le suma clases de regalo a quien compre un plan. NO es para regalarle el plan a alguien.
- Comisiones e IVA: qué te llega a la cuentaPor qué el monto depositado no es el mismo que el precio del plan.
Paso 5 · Tus alumnos
Ahora sí: con horarios y planes listos, cada alumno queda inscrito de una sola vez.
- Ingresa a tus alumnosPuedes cargarlos tú o dejar que se registren solos desde tu enlace público.
- Sube a tus alumnos actuales de una vezSi vienes de otra plataforma o de una planilla, no los cargues uno por uno.
- Crea la suscripción de un alumnoEs el paso que le da acceso: sin suscripción vigente, el alumno existe pero no puede reservar.
- Clases de prueba y prospectosQuien pide una clase de prueba desde tu página queda registrado para que le hagas seguimiento.
- Si alguien no puede venir a su clase de pruebaAvisó que no llega, quiere otro día, o ya no le interesa. Cuál de los tres botones usar, y por qué importa.
- Pausar a un alumnoVacaciones, lesión o un viaje. Su plan se congela y retoma donde iba.
- Editar o dar de baja a un alumnoCorregir sus datos, o dejarlo fuera sin borrar su historial.
- Activar cuenta no es lo mismo que recuperar contraseñaDos correos distintos. Mandar el equivocado deja al alumno dando vueltas.
- Un alumno no puede entrar a la appLa lista de revisión, en orden, de lo más común a lo más raro.
Paso 6 · El día a día
Con todo configurado, esto es lo que vas a hacer cada semana.
- Crea la planificación de entrenamientoLo que van a entrenar tus alumnos, día por día. Es la pantalla PLANI.
- Los bloques de la clase: texto o listaCada parte de la clase es un bloque. Puedes escribirlo como texto libre o armarlo como tabla de ejercicios.
- Duplicar, copiar un día o una semana enteraLo que más tiempo ahorra de toda la pantalla. Sirve dentro del mismo día, entre días y entre semanas.
- Guardar, el borrador, y cuándo lo ve tu alumnoLa diferencia entre lo que tú ves y lo que ve el gimnasio. Es donde más se pierde trabajo.
- Biblioteca de WODs: no escribas dos veces lo mismoGuarda los entrenamientos que repites y tráelos con un clic.
- Resultados, PRs y ranking de la claseLo que tus alumnos registran después de entrenar, y para qué te sirve a ti.
- Reservar por un alumnoPara el que no se maneja con la app o te avisa por WhatsApp.
- El calendario: tu gimnasio de un vistazoEl mes completo con sus clases, cuántos reservaron, la planificación y los cumpleaños.
- Cómo funciona la lista de esperaQué pasa cuando la clase se llena y alguien cancela. Hay tres tramos y cambian según cuánto falte.
- Asistencias e inasistenciasMarcar quién vino y quién no. Y qué le pasa al que no avisó.
- La penalización por no asistirCómo se activa, qué le pasa al alumno y cómo deshacerla si te equivocaste.
- Cancelar una claseUn feriado, un imprevisto o poca gente. Se marca como excepción, no se borra el horario.
- Volver a activar una clase canceladaCancelaste una clase o un día entero y quieres devolverlo al horario. Se deshace desde Días especiales, y las reservas vuelven solas.
- Pausa general y cierre de emergenciaCerrar el gimnasio unos días sin que nadie pierda lo que pagó.
- Créditos: cuándo se descuentan y cómo devolver unoEl contador de clases de tu alumno. Cuándo baja, cuándo vuelve y cómo lo devuelves tú.
- Cumpleaños: salúdalos y que se noteEl calendario te avisa quién cumple, y puedes bajar una imagen lista para publicar en tu historia.
- Tu marca en todo: lo que nos diferenciaDesde el plan más barato, la plataforma se ve tuya: tu logo, tus colores, tu nombre. No es un extra que se cobra aparte.
- Tus alumnos comparten sus entrenamientosCada vez que uno publica su WOD, publica tu gimnasio. Y no tienes que pedírselo.
- Un alumno no puede reservar: las razones más comunesEn orden, de la más frecuente a la más rara.
- Cambiar un horario sin romper las reservas que ya existenMover una clase de hora o de día afecta a quienes ya habían reservado. Esto es lo que hay que mirar.
Consulta cuando lo necesites
Si trabajas en el gimnasio
Para coaches y recepción: lo que te toca a ti, y por qué hay pantallas que no ves.
- Recepción y ventas: tu día en el mesónInscribir a alguien, cobrarle, agendarle una clase. Las cuatro pantallas que usas.
- Coach del gimnasio: cómo es tu díaTus clases de hoy, la asistencia y la planificación: lo que usas a diario.
- No veo esa pantalla: qué te toca según tu rolEl menú cambia según para qué estás en el gimnasio. No es un error ni te falta un permiso por activar.
Informes y números
Qué está pasando en tu gimnasio, en datos.
- El Dashboard: qué significa cada númeroLa pantalla de entrada y lo que mide cada cosa.
- Informes de ingresos y asistenciaEl detalle mes a mes, exportable a Excel.
- Por qué el Dashboard y los Informes muestran números distintosNo están peleados: miden cosas distintas.
- Historial: quién hizo qué y cuándoCada acción de tu equipo queda registrada.
Tu comunidad
Reconoce a tus alumnos: ranking, aniversarios y logros propios del box.
- Ranking: premia a tu comunidadQuién lleva más antigüedad, competencias, WODs, clases, racha y récords en tu box. Para reconocer a tus alumnos y celebrarlos en Instagram.
- Crea logros propios de tu boxLogros con el nombre y la meta que tú elijas —«Club de los 100», «Veterano de 3 años»— que tus alumnos ven y persiguen en su app.
Tu cuenta ProTrakker
Tu plan con nosotros, tu facturación y cómo pedirnos ayuda.
- Tu suscripción a ProTrakkerLo que tú nos pagas por usar la plataforma. No lo confundas con lo que te pagan tus alumnos.
- Qué incluye tu plan y qué pasa si te quedas cortoCuántos alumnos, coaches y correos trae, y qué ocurre al llegar al tope.
- Escríbenos: abrir un ticket de soporteCómo pedirnos ayuda y qué contarnos para que sea rápido.
Legal y datos de tus alumnos
Lo que la ley te exige a ti como gimnasio. Rige desde el 1 de diciembre de 2026.
- Términos, Privacidad y Reglamento: cuál es cuálTres documentos distintos que se confunden todo el tiempo.
- Ley 21.719: qué te obliga a ti como gimnasioLa ley de datos personales entra en plena vigencia el 1 de diciembre de 2026. Tú eres responsable de los datos de tus alumnos.
- El DPA que firmaste: qué dice en simpleEl contrato de encargo de tratamiento entre tu gimnasio y ProTrakker.
- Un alumno pide borrar sus datosTienes que poder hacerlo, y hacerlo de verdad.
- Datos de salud: por qué llevan consentimiento apartePeso, medidas, lesiones y condiciones médicas no son datos cualquiera.